A Lei Geral de Proteção de Dados dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, tendo como objetivo a proteção dos direitos fundamentais de liberdade e privacidade. Desde a sua promulgação, a lei causou impactos em diversos setores da sociedade. Observamos, por exemplo, as recentes alterações nos termos de uso de redes sociais e aplicativos de troca de mensagens como o Facebook e o Whatsapp.
Essa movimentação se fez necessária devido à maior rigidez da nova lei, que define, entre outros aspectos, a possibilidade de pagamento de multas de até 2% do faturamento da empresa e mesmo a suspensão das atividades caso sejam encontradas irregularidades no tratamento dos dados pessoais.
Ocorre que não é só no campo das redes sociais ou no comércio de bens e serviços que a LGPD incidirá efeitos. Além dos consumidores, as empresas devem adequar à legislação o tratamento dos dados pessoais dos seus empregados.
Para tanto, as empresas deverão ter preparada documentação voltada ao consentimento de uso dos dados pessoais do empregado, ou do candidato à determinada vaga, explicando como tais dados serão armazenados e por quanto tempo, permitindo o acesso do titular a relatório de como eles estão sendo tratados e informando-o em caso de exclusão.
Para os empregados ativos, deve-se fazer um levantamento dos dados que já foram coletados e para qual fins foram utilizados, repassando a informação por meio de aditamento no contrato de trabalho. Pode-se, ainda, elaborar termo de consentimento, no qual se manifeste a concordância para a coleta e tratamento das informações pessoais.
O setor de RH deve atentar-se também para o fato de que a lei somente permite a coleta de informações que sejam realmente necessárias para o funcionamento das atividades da empresa e para a concessão de benefícios dos empregados, sendo de vital importância a correta avaliação dos dados que deverão ser solicitados aos empregados, principalmente, aqueles considerados como sensíveis – gênero, estado civil, religião, orientação sexual, filiação partidária, entre outros tipos de informação que não são conectadas diretamente com o exercício das funções do trabalhador na empresa.
A mesma atenção dada ao tratamento de informações de colaboradores deve ser dispendida no processo seletivo para candidatos a determinada vaga na empresa, promovendo cuidados desde a entrega do currículo até o resultado final da seleção. Nesse sentido, é possível a aplicação de um termo de consentimento que informe, caso a empresa possua tal política, que o currículo poderá ser disponibilizado em um banco de vagas ou encaminhado para outra empresa do grupo, permitindo ao candidato o direito de consulta aos seus dados a qualquer momento e, inclusive, a possibilidade de solicitar excluí-los dos arquivos da empresa.
Caso não haja um sistema informatizado para o recebimento de currículo, por exemplo, no caso de o currículo ser recebido por um recepcionista ou caso haja uma caixa para depósito do currículo impresso, faz-se importante a disponibilização de termo de consentimento, deixando-o visível ao candidato e explicando a finalidade dos dados recebidos.
As empresas deverão se preocupar em integrar o RH com as áreas jurídica e de tecnologia da informação para que, assim, haja suporte tecnológico e auxílio jurídico para a construção de uma política de proteção de dados adequada à realidade do local.
Cabe ressaltar que mesmo as empresas que não estejam atualizadas digitalmente e que não utilizam de sistema informático para gestão, possuindo todos os registros de empregados salvos em arquivos físicos, também deverão se preparar para a adequação aos termos da legislação, pois os documentos físicos também são considerados como dados e devem ser protegidos, não havendo possibilidade de excursar-se dos termos da LGPD.
