Em virtude da pandemia de coronavírus, muitas empresas entraram em regime de trabalho híbrido, mas ainda não se encontrou o cenário ideal de trabalho. Ainda que parte da equipe esteja em home office, a existência de uma sede da empresa continua sendo essencial, já que nem todos conseguem trabalhar de casa ou há necessidade de encontros presenciais com clientes.
Diante desse novo cenário, a tendência é de crescimento dos coworkings no pós-pandemia, de acordo com pesquisa da Coworking Brasil.
Pensando nisso, selecionamos alguns aspectos legais a serem observados na locação desses espaços para que o compartilhamento das vivências não seja afetado por imprevistos.
FORMALIZAÇÃO DE USO DO COWORKING
A utilização do coworking possui, pelo aspecto jurídico, natureza híbrida de negócio, considerando a existência de dois contratos: contrato relacionado ao uso do imóvel – que pode ser formalizado por meio de contrato de cessão de espaço, locação ou sublocação – e contrato referente à prestação de serviços, que inclui serviços de recepção, secretariado, limpeza e infraestrutura de telefonia, internet, correspondência, dentre outras condições acordadas entre as partes.
Em relação ao imóvel, o coworker deve solicitar à empresa responsável pelo espaço a comprovação dos direitos de uso, o que inclui a possibilidade de locar e ceder, quando esta não for a proprietária do local. Além disso, deve-se verificar previamente a regularidade do espaço para evitar qualquer empecilho no registro do estabelecimento.
REGULARIDADE DO COWORKING
Outros aspectos que devem ser observados são:
- Permissão da Prefeitura para o estabelecimento das atividades da empresa no endereço do coworking
- Registro do endereço do coworking para a manutenção diversas sociedades em um mesmo local
- Eventual restrição na inscrição municipal do coworking
- Regularidade do alvará de funcionamento, alvará dos bombeiros e habite-se do endereço
- Eventual Convenção de Condomínio e o Regimento Interno, quando se tratar de condomínio, em especial as regras referentes ao horário de funcionamento, acesso e as atividades desenvolvidas.
Ainda, a depender do modelo de contrato utilizado, é importante destacar que poderá inexistir proteção ao ponto comercial, de modo diverso ao que pode prever um contrato pautado na Lei de Locações. Ou seja, o coworker poderá não ter a garantia de que conseguirá prorrogar o tempo do uso do espaço, se não houver concordância do responsável pelo coworking.
Em relação à prestação de serviços, devem ser prévia e expressamente previstas as obrigações de cada parte em relação à manutenção do espaço, limpeza do ambiente e segurança, incluindo a mão de obra responsável pela execução dessas atividades.
Nessa relação, além das questões envolvendo o uso do espaço, o maior risco do coworker envolve a sua vinculação à esfera trabalhista, considerando a possibilidade de o usuário do espaço ser considerado “empregador” da mão de obra que executar os serviços – recepção, secretariado, limpeza etc –, o que torna relevante o conhecimento acerca da saúde financeira do coworking e do cumprimento das suas obrigações, para que eventual passivo da empresa não recaia sobre o coworker.
ASPECTOS TRIBUTÁRIOS
Por fim, em relação às obrigações tributárias, o coworker deve se atentar:
- À autorização para que o espaço permita o estabelecimento de domicílio fiscal, a fim de possibilitar a emissão de notas fiscais.
- Se há responsabilidade solidária pelo pagamento de impostos que incidirem sobre a prestação de serviços, uma vez que tal aspecto prescinde de análise da legislação municipal sobre o tema e, em São Paulo, por exemplo, imputa obrigações compartilhadas às empresas que utilizem os espaços e estruturas, caso estas não estejam regularmente cadastradas no Cadastro de Contribuintes Mobiliários da respectiva Prefeitura.
Dessa forma, ausente regulamentação específica sobre a forma de contratação de coworking e considerando a natureza híbrida dessa modalidade de estrutura de negócio, o mais prudente é solicitar o apoio de um advogado hábil a mensurar os riscos de cada aspecto da contratação, para que os eventuais problemas enfrentados se limitem à mera convivência e não impactem negativamente no negócio do coworker.
